Prestação de contas anual: obrigação da empresa e direito dos sócios e acionistas

Bárbara Finardi*

Nas Sociedades por Ações e nas Sociedades Limitadas, o encerramento do exercício social não se esgota na apuração contábil dos resultados, pois a legislação impõe a realização anual de assembleia geral ou reunião de sócios nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, para analisar as contas dos administradores.

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Na prática, isso significa que a sociedade precisa organizar sua documentação contábil e societária para que os sócios e/ou acionistas possam avaliar como foi a gestão no último exercício.

Nas Sociedades por Ações, a assembleia geral ordinária deve apreciar as contas dos administradores e as demonstrações financeiras do exercício, além de deliberar sobre a destinação do lucro líquido e a distribuição de dividendos, quando cabível. Ainda, antes da referida assembleia, é necessário disponibilizar documentos que permitam aos sócios e acionistas conhecer a situação econômico-financeira da companhia e votar de forma informada.

Nas Sociedades Limitadas, durante a assembleia de sócios são analisadas as contas dos administradores, há a deliberação sobre o balanço patrimonial e o resultado econômico e, se necessário, são designados os administradores.

Portanto, é recomendável que a sociedade providencie, com antecedência, o fechamento da contabilidade, a elaboração das demonstrações financeiras, a convocação dos sócios e/ou acionistas na forma prevista no contrato social, estatuto ou legislação aplicável e a formalização da ata correspondente. Após a deliberação, o documento será arquivado na Junta Comercial, quando aplicável, assegurando regularidade formal e adequada documentação da governança corporativa.

A ausência de cumprimento das providências necessárias dentro do prazo deixará a sociedade em situação de irregularidade societária, ocasionará dificuldades práticas em auditorias, operações societárias, obtenção de crédito, due diligences e processos de governança interna, bem como poderá fragilizar a posição da sociedade e ampliar a exposição dos administradores a discussões sobre responsabilidade por prejuízos causados à sociedade ou a terceiros, sobretudo quando houver falhas de gestão, irregularidades contábeis ou descumprimento dos deveres legais de administração.

Se a prestação de contas não for apresentada de forma voluntária, o sócio e/ou acionista pode recorrer ao Judiciário para exigir a apresentação mediante ação de exigir contas, a qual tem como finalidade obrigar o administrador a demonstrar, de forma documentada, como conduziu a gestão da sociedade, quais valores foram movimentados e qual é a real situação das contas. Nesse contexto, contar com assessoria jurídica especializada é fundamental para a adoção das medidas adequadas.

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A prestação de contas anual deve integrar a rotina de organização e governança da sociedade, com a adoção das providências necessárias dentro do prazo legal. Na ausência dessa medida, a ação de exigir contas surge como instrumento importante para garantir transparência e permitir a apuração formal da gestão.

_{*Bárbara Finardi é advogada da área Cível do Lemos Advocacia.}