IA generativa revela que digitalização sem estrutura não gera valor

Fabiano Carvalho*

Por décadas, a transformação digital na gestão de documentos foi reduzida à conversão de documentos físicos em arquivos digitais. Esse modelo, no entanto, está em profunda mudança graças ao avanço do uso de sistemas de inteligência artificial nas empresas.

A digitalização tradicional resolve um problema de espaço e localização: ela pega o documento em papel, transforma em PDF, indexa por palavras-chave e armazena. É um avanço real, mas o documento continua sendo um arquivo passivo que depende de alguém para abrir, ler, interpretar e tomar decisões.

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A aplicação de uma gestão cognitiva baseada em IA no software em que esse documento está hospedado muda essa lógica de forma estrutural: o documento passa a ser interpretado, não apenas armazenado.

A análise de documentos com IA generativa utiliza tecnologias como OCR (reconhecimento óptico de caracteres) e NLP (processamento de linguagem natural) para, com base nas regras de negócio da organização, interpretar o conteúdo em profundidade. Um contrato deixa de ser um PDF estático e se torna uma fonte estruturada de informações, com cláusulas identificadas, prazos monitorados e campos extraídos automaticamente.

Na prática, a diferença é objetiva. É como se a digitalização tradicional respondesse à pergunta “onde está o documento?”, enquanto o uso de IA generativa responde a dúvidas como “o que esse documento significa?”, “o que devo fazer com essa informação?” e “que decisões ela permite tomar?”.

Essa transição é impulsionada por fatores econômicos e competitivos. A inteligência artificial generativa já mobiliza trilhões de dólares em valor potencial e pode impactar entre 60% e 70% do tempo de trabalho, especialmente em funções administrativas e de processamento de dados.

O impacto é direto e definitivo quando pensamos que muitas das rotinas administrativas, tanto de organizações privadas como públicas, ainda envolvem tarefas manuais que são executadas periodicamente.

Porém, o avanço da IA esbarra em um gargalo estrutural: a organização dos dados.

O primeiro e mais importante risco é o da invisibilidade do próprio negócio. Em organizações de médio e grande porte, especialmente em áreas como logística e serviços financeiros, é comum que documentos estejam espalhados em múltiplos canais, como anexos de e-mails, pastas locais, drives na nuvem, sistemas de mensagens corporativas e dispositivos pessoais. Esse cenário fragmentado dificulta o acesso rápido às informações e gera perda de tempo operacional.

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Segundo estudo da Forrester Consulting, os silos de dados consomem 2,4 horas do dia desses profissionais — o equivalente a 12 horas semanais perdidas em busca de informações que deveriam estar acessíveis.

Outro estudo, divulgado em 2025 pela Fivetran, apontou que 38% das empresas reportam aumento de custos operacionais por falhas em projetos de IA que têm como uma das causas o fato de os dados não serem centralizados nas organizações.

Existe ainda o “terceiro custo”, que seria a oportunidade perdida. Enquanto uma equipe gasta 12 horas semanais procurando documentos, concorrentes que possuem uma base de dados organizada estão usando esse tempo para análise estratégica, atendimento consultivo e inovação. Quem opera com IA bem alimentada faz em segundos o que um time sem essa organização leva dias.

Além da eficiência, a gestão cognitiva fortalece a segurança e a conformidade.

O primeiro aspecto é o da rastreabilidade: sistemas de gestão cognitiva mantêm trilhas de auditoria completas, guardando informações como quem acessou o documento, quando acessou, quais alterações foram realizadas e quais decisões foram tomadas a partir daquele conteúdo. Esse nível de controle é crítico para conformidade com normas como a LGPD, com regulações setoriais e com exigências de auditoria fiscal.

A detecção de inconsistências é outro ponto forte, pois a IA generativa consegue, em segundos, comparar milhares de documentos e identificar divergências contextuais que escapariam a uma revisão humana.

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Por fim, vale destacar a importância de se criar normas de governança para o uso do sistema de inteligência artificial. A gestão documental é a base dessa governança: sem documentos organizados, classificados e com controle de acesso, não há como auditar ou explicar as decisões que a IA toma.

Mais do que um desafio operacional, trata-se de um fator que condiciona eficiência, conformidade e competitividade nas empresas.

_{*Fabiano Carvalho é CEO da Doc Security.}