Erros recorrentes na gestão documental podem levar ao risco jurídico

Fabiano Carvalho*

A gestão documental é, dentre outros pontos, uma decisão jurídica. Quando prazos, critérios de guarda e regras de digitalização são ignorados, documentos deixam de proteger a empresa e passam a expô-la a multas, fiscalizações e perda de capacidade de defesa.

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O erro mais frequente quando falamos na gestão de documentos desordenada é a inexistência, ou a desatualização, da Tabela de Temporalidade. Sem esse critério, muitas empresas guardam o que deveriam descartar e descartam o que deveriam preservar, criando um cenário de risco permanente.

Essa tabela se ancora em obrigações legais objetivas: documentos trabalhistas devem ser mantidos entre 5 e 10 anos, conforme a CLT e a Lei nº 8.212/1991 (INSS); contratos precisam ser preservados durante toda a vigência e por, no mínimo, mais 5 anos, de acordo com os prazos prescricionais do art. 206 do Código Civil; e documentos cíveis seguem, em regra, o mesmo prazo quinquenal para resguardar direitos e provas.

Nesse contexto, a digitalização com valor legal e o descarte do suporte físico são possíveis e seguros, desde que atendam aos requisitos de integridade e autenticidade previstos no Decreto nº 10.278/2020.

O problema surge quando essa diretriz não é seguida. Outra falha recorrente está na gestão desordenada de documentos físicos e digitalizados. Ainda é comum que empresas digitalizem contratos e descartem os originais sem observar o decreto de digitalização com validade legal. Quando os padrões técnicos e a certificação digital não são respeitados, aquele arquivo em PDF pode ter sua validade questionada em juízo.

Entre os riscos mais imediatos de responsabilização legal está o passivo trabalhista. Se a empresa não consegue localizar um cartão de ponto ou um aviso de férias de cinco anos atrás, a presunção de veracidade tende a favorecer o reclamante. A perda de documentos, na prática, funciona como uma confissão de dívida.

Também há o risco relacionado à violação da privacidade de dados. Manter currículos de processos seletivos antigos ou dados de saúde de ex-funcionários sem uma base legal justificável expõe a empresa a responsabilização e sanções, ampliando ainda mais o impacto de uma gestão documental falha.

A Pesquisa “Mapa de Digitalização das Micro e Pequenas Empresas Brasileiras”, realizada pela Fundação Getulio Vargas (FGV Projetos) em parceria com a Agência Brasileira de Desenvolvimento Industrial (ABDI) entre março e maio de 2021, mostrou que 66% das micro e pequenas empresas brasileiras ainda estavam nos níveis iniciais de maturidade digital, sendo 18% consideradas analógicas e 48% classificadas como emergentes nessa jornada de digitalização. 

Historicamente, as empresas brasileiras têm a cultura de ‘guardar tudo por precaução’, o que gera um volume inadministrável de informações. Além disso, falta uma política de governança centralizada. O RH guarda de um jeito, o Financeiro de outro, e o Jurídico muitas vezes só é acionado quando o problema já aconteceu.

O desconhecimento técnico sobre como guardar (metadados, indexação, controle de umidade para papel) agrava o problema, mas a raiz é cultural: a gestão documental é vista como uma tarefa administrativa menor, e não como uma estratégia de blindagem jurídica.

Quando não há controle sobre o ciclo de vida dos documentos (criação, tramitação, arquivamento e descarte), a empresa perde o timing de resposta. Se um auditor fiscal solicita uma nota de cinco anos atrás e a empresa leva duas semanas para encontrar ou simplesmente não encontra, ela se expõe a multas e a fiscalizações mais severas, justamente por não atender ao dever de organização e pronta apresentação da prova documental.

Juridicamente, a falta de rastreabilidade quebra a cadeia de custódia, princípio que sustenta a validade da prova. O Decreto nº 10.278/2020 exige integridade, autenticidade e rastreabilidade dos documentos digitalizados, e o Código de Processo Civil condiciona a força probatória à possibilidade de verificação da origem e da integridade do documento. Se não é possível demonstrar quem criou o documento, quem o alterou e como foi armazenado, sua credibilidade é fragilizada e a prova passa a ser facilmente contestada.

Um sintoma de que uma empresa está vulnerável do ponto de vista documental é a dependência de pessoas específicas. Se para achar um contrato antigo é necessário o auxílio de uma pessoa específica, a empresa está vulnerável. Aspectos como tempo de busca elevado para encontrar um documento, duplicidade de versões e armazenamento precário também comprometem a integridade da gestão documental.

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Gestão documental não é sobre volume, mas sobre controle e rastreabilidade. Quem organiza o ciclo de vida dos documentos reduz passivos, responde mais rápido e entra em qualquer auditoria ou processo com vantagem jurídica.

_{*Fabiano Carvalho é CEO da Doc Security.}